檔案是國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。簡單地說，檔案是清晰、確定的原始記錄性信息。物業(yè)管理檔案是指在物業(yè)的開發(fā)和管理活動中形成的作為原始記錄保存起來以備查考的文字、圖像、聲音以及其他各種形式和載體的文件。此定義包括兩層含義：一是經(jīng)過歸檔保存的原始記錄及其載體；二是該原始記錄的信息內(nèi)容。如在工程竣工驗收之前，施工圖紙是正在使用的文件，既非原始記錄，也非檔案。工程竣工驗收后，經(jīng)過歸檔保存后的施工圖紙，以及其所記載的設計內(nèi)容就是該項目的歷史原始記錄，即檔案。業(yè)主、物業(yè)使用人的權屬檔案資料、個人資料物業(yè)運行記錄資料、物業(yè)維修記錄、物業(yè)服務記錄年度分類法：根據(jù)形成和處理文件的年度，將全宗內(nèi)檔案分成各個類別。特點：按年度分類符合檔案按年度形成的特點和規(guī)律，能夠保持檔案在形成時間方面的聯(lián)系，可以反映出立檔單位每年工作的特點和逐年發(fā)展的變化情況，便于按年度查閱利用檔案。組織機構分類法：按照立檔單位的內(nèi)部組織機構，把全宗內(nèi)的檔案分成各個類別。特點：能保持全宗內(nèi)文件在來源方面的聯(lián)系，客觀反映各組織機構工作活動的歷史面貌，便于按一定專業(yè)查閱檔案。事件分類法：按照全宗內(nèi)檔案反映的事件進行分類，又稱為事由分類法或問題分類法。特點：能較好地保持文件在內(nèi)容方面的聯(lián)系，使內(nèi)容相同或相近的文件集中在一起，既能較突出地反映立檔單位主要工作活動的面貌，又便于按專業(yè)系統(tǒng)全面地查閱利用檔案。流程分類法：依據(jù)立檔單位設立的流程進行分類，把檔案按階段性進行歸集整理。特點：能夠系統(tǒng)地反映立檔單位的檔案資料，保持立檔單位檔案資料全過程的連續(xù)性和全面性。有利于立檔單位按設立流程系統(tǒng)全面查閱利用檔案。
（1）物業(yè)承接查驗期間物業(yè)管理檔案收集的特點。物業(yè)承接查驗期的檔案收集內(nèi)容主要是被承接查驗物業(yè)及其附屬設施設備的權屬、技術和驗收文件，一般稱為物業(yè)基礎資料檔案。①收集期間較集中，一般集中在物業(yè)承接查驗階段，并與承接查驗同步進行。②檔案收集的技術要求高，涉及面廣，對物業(yè)服務企業(yè)的技術力量是一個重要的考驗，收集處理不全或遺漏，會對今后的物業(yè)管理工作造成長遠的影響。例如，建筑的驗收涉及土建設計、施工等方面，中央空調(diào)、電梯等附屬設施設備涉及機械制造、制冷、電機、微電子和電腦等各個技術領域，對相關技術人才和管理人才的要求較高。（2）物業(yè)承接查驗期間物業(yè)管理檔案收集的范圍。物業(yè)承接查驗期的檔案收集范圍較為明確，主要是權屬資料檔案、技術資料檔案和驗收文件檔案，檔案收集的索取對象較單一，主要是建設單位。（1）物業(yè)入住期物業(yè)管理檔案收集的特點。物業(yè)入住期的物業(yè)管理檔案收集工作重點集中在物業(yè)業(yè)主、物業(yè)使用人，即未來的主要服務對象，檔案資料收集的范圍是業(yè)主檔案資料和相關檔案資料的收集。其主要特點是：①本階段的檔案資料收集來源于物業(yè)管理的服務對象——業(yè)主、物業(yè)使用人。②本階段的檔案資料收集范圍是物業(yè)業(yè)主、物業(yè)使用人的權屬檔案資料、個人資料等。（2）物業(yè)入住期物業(yè)管理檔案的收集方式和程序。物業(yè)入住期的資料檔案收集與入住期物業(yè)管理工作密切相關，同步進行。在組織接待業(yè)主、物業(yè)使用人入住期間，應同時組織好檔案資料收集所必需的準備工作：①設立檔案資料收集工作小組，由該工作小組專責進行檔案資料的收集；②專責工作小組分為業(yè)主權屬資料，業(yè)主、物業(yè)使用人個人資料檔案分組并確定各自檔案資料的收集范圍以及相關表格和收集程序。權屬資料一般包括：房屋產(chǎn)權證、購房合同復印件等。個人資料一般包括：身份證和戶口本復印件、聯(lián)系方式等。主要包括物業(yè)運行記錄檔案、物業(yè)維修記錄檔案、物業(yè)服務記錄檔案和物業(yè)管理公司行政管理檔案。①物業(yè)運行記錄檔案的收集范圍包括：建筑物運行記錄檔案和設施設備運行記錄檔案。②物業(yè)維修維護記錄檔案的收集范圍包括：建筑物維修維護記錄檔案和設施設備維修維護記錄檔案。③物業(yè)服務記錄檔案的收集范圍包括：小區(qū)及共用設施清潔服務記錄、小區(qū)安全巡視記錄、小區(qū)業(yè)主裝修管理服務記錄、小區(qū)增值服務記錄、會所服務記錄、社區(qū)活動記錄和服務與投訴管理記錄。④物業(yè)管理公司行政管理檔案的收集范圍包括：公司的設立、變更申請、審批、登記以及終止，勞動工資、人事、法律事務、教育、培訓等方面的文件材料。有關的文件一旦實施完畢，應及時收集，一般不應超過1年時間。物業(yè)管理檔案的整理是指把與物業(yè)管理相關的處于相對零亂、分散的檔案，經(jīng)過分類組合、排列、編目，使檔案系列化、系統(tǒng)化的工作。區(qū)分全宗、全宗內(nèi)的檔案分類、立卷、案卷排列、案卷目錄的編制。物業(yè)管理檔案通常有紙介質(zhì)和電子媒體形式兩大類，檢索利用與保存應區(qū)分介質(zhì)不同、特點差異，采取針對性措施并使用處理。紙介質(zhì)檔案檢索工具種類很多，物業(yè)管理檔案管理常用的有：目錄、簿式索引、指南、卡片式檢索工具等。保存于電腦硬盤的文字和圖形圖像資料，這類資料一般是以數(shù)字形式存貯的；閉路視頻監(jiān)控設備產(chǎn)生的錄像資料，一般以模擬形式存貯于錄像磁帶中。一般是分析應用需求，明確檢索范圍或根據(jù)索引的指引，查找到需要的檔案文件。一般采用檔案室閱讀、外借、制作副本或向查閱者提供檔案及檔案檢索專業(yè)知識與方法等提供檔案整理的應用。（1）公司所有員工都有權根據(jù)有關的規(guī)定，辦理一定的手續(xù)，獲取文件、檔案和圖書資料利用服務；（2）提供有效的手工或計算機檢索手段，幫助員工進行檢索；（4）對物業(yè)管理檔案信息進行分類匯總，形成專題匯編；（5）建立著錄規(guī)則，對文檔的主要特征或內(nèi)容信息進行著錄、標引，建立文件數(shù)據(jù)庫，便于物業(yè)管理檔案的檢索和利用；（6）物業(yè)管理檔案必須進行分類編碼、著錄、標引和標識，建立一個有效的物業(yè)管理檔案檢索體系，以利物業(yè)管理檔案的檢索和利用。（1）所有文檔必須妥善保存，定期檢查，確保長期可讀；（2）文檔資料需要編制部門全部文件清單，并明確文件歸檔的范圍和保管期限、密級，各部門新增加的文件條目，必須及時列入文件清單內(nèi)；（3）文件的分發(fā)由專人集中管理，按照管理的要求，根據(jù)文件的密級采用標準分發(fā)與非標準分發(fā)相結合的方式進行，保證有關工作人員能及時使用zui新版本的文件；（4）開展傳統(tǒng)介質(zhì)檔案長期保存研究及相關工作；（6）開展以檔案內(nèi)容信息為核心的再生性保護工作；（7）開展特種介質(zhì)檔案長期保存研究及相關工作。（1）在物業(yè)管理中可實行原始資料和計算機檔案管理雙軌制，并盡可能將其轉(zhuǎn)化為計算機磁盤儲存形式以便于查找。同時還可運用錄像、錄音、照片、表格、圖片等多種形式保存，使其具體化、形象化。（2）對業(yè)主和企業(yè)利益影響較大的檔案應加以保存。（3）檔案管理人員應編制統(tǒng)一的檔案分類說明書和檔案總目錄，并進行科學合理的分類存檔。（1）利用計算機網(wǎng)絡技術，并采用先進檢索軟件，充分發(fā)揮檔案資料的作用。（2）對借閱原始資料的使用者，按檔案的不同密級，在機關負責人批準后借閱，并應辦理借閱手續(xù)。（1）配置適宜物業(yè)管理檔案保管的專門庫房，配備防盜、防火、防漬等必要措施。檔案室應保持干燥、通風、清潔，并確保儲存地點符合防蟲、防鼠、防潮等要求。（2）全程監(jiān)控，涉密物業(yè)管理檔案專人處理。（4）檔案室溫濕度應符合相關規(guī)范的保管要求，并建立庫房安全、溫濕度監(jiān)測、記錄制度。（6）館藏檔案定期清理核對，數(shù)量發(fā)生變化時應記錄說明。（7）根據(jù)物業(yè)管理檔案的不同類別、等級，采取有效措施，加以保護和管理。（1）物業(yè)管理檔案信息化應以促進、完善企業(yè)信息化和提升檔案管理現(xiàn)代化水平為總目標。（2）物業(yè)管理檔案信息化應堅持技術與管理并重、與企業(yè)信息化協(xié)調(diào)和同步的原則。（3）物業(yè)管理各信息系統(tǒng)的開發(fā)與實施應充分考慮物業(yè)管理檔案管理工作的要求。（1）專人負責檔案保管，做到檔案標識清晰，分類明確，易于查找；檔案出室必須由具備資格的人經(jīng)過登記后方可借出。檔案管理人員需按時檢查檔案借閱情況，以便及時收回在外文件，防止因管理疏忽導致的文件丟失。（2）檔案的鑒定必須由物業(yè)經(jīng)理或其指定人員負責，對檔案是否有效、作廢、復印人、份數(shù)以及保存期限、保存數(shù)量等做出決定，其他未經(jīng)授權人士無權決定。（3）員工因工作需要借閱檔案，應辦理借閱登記手續(xù)，并規(guī)定借閱期限。檔案的銷毀，應填寫銷毀單，并經(jīng)物業(yè)經(jīng)理批準后方可執(zhí)行，銷毀單由檔案室管理員保存。（4）貫徹執(zhí)行國家保密法，物業(yè)管理部分檔案按其保密程度，有密級之分。以其泄漏、遺失會使住戶、物業(yè)服務企業(yè)利益受到重大、較大損失和不良影響，分為絕密、機密、秘密三級，其他為普通檔案。不同密級的檔案在保管和運用方面將會區(qū)別對待。（5）物業(yè)管理檔案管理工作是一項動態(tài)性較強的管理工作，當物業(yè)的產(chǎn)權發(fā)生變動或房屋現(xiàn)狀因大修、改建等原因發(fā)生變化時，各種物業(yè)資料需及時進行變更異動，才能保證物業(yè)資料的準確、完整，真正反映物業(yè)的狀況。為此，物業(yè)管理檔案管理要求做到規(guī)范化、科學化、經(jīng)常化。
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