日常工作中，物業(yè)公司需要保留哪些證據(jù)？

在物業(yè)費訴訟案中，我們經(jīng)?？吹竭@樣的情景在上演：案件庭審過程中，法官會質(zhì)問，拿著物業(yè)服務(wù)合同就要物業(yè)費嗎？

判決后，判決書中寫著：根據(jù)同一小區(qū)內(nèi)物業(yè)公司同時起訴的其他業(yè)主向本院提供的陳述及本院調(diào)查走訪的情況看，物業(yè)公司在提供物業(yè)服務(wù)時確實存在一定的瑕疵，故本院酌情扣減物業(yè)服務(wù)費。

在履行物業(yè)服務(wù)合同產(chǎn)生損害賠償?shù)募m紛案件中，物業(yè)主張履行了相關(guān)義務(wù)，但并未能提供有效證據(jù)的情況比比皆是。

正所謂“一千人眼中有一千個哈姆雷特”，一千個業(yè)主眼中也會有一千個對幸福小區(qū)的設(shè)想。面對物業(yè)公司龐雜的服務(wù)內(nèi)容，每個業(yè)主對服務(wù)的著眼點不同，也導(dǎo)致了不同的投訴、糾紛。在享受物業(yè)服務(wù)的過程中，業(yè)主關(guān)心的是結(jié)果，物業(yè)公司也很難將每一項服務(wù)的過程一一呈現(xiàn)在業(yè)主面前。

但當(dāng)面臨糾紛時，物業(yè)公司需要將服務(wù)過程和結(jié)果在法庭呈現(xiàn)給業(yè)主和法官，這就需要物業(yè)公司在日常工作中注意證據(jù)的保留。

有人說，物業(yè)企業(yè)提供的證據(jù)不過就是各種巡邏記錄、監(jiān)控記錄，其實非也。

物業(yè)服務(wù)的基礎(chǔ)證據(jù)應(yīng)該是物業(yè)服務(wù)合同，而所有的質(zhì)量記錄、管理記錄都是因物業(yè)服務(wù)合同的條款要求衍生出來的。物業(yè)服務(wù)合同是繼續(xù)性合同，物業(yè)公司是否履行義務(wù)或義務(wù)履行是否到位，往往經(jīng)過一段時間反應(yīng)出來，增加了物業(yè)公司舉證的難度。

物業(yè)服務(wù)合同的內(nèi)容非常龐雜，包括對房屋共用部位和公用設(shè)施設(shè)備的日常管理和維護，對小區(qū)公共秩序的維護、小區(qū)的清潔和保安服務(wù)、綠化養(yǎng)護管理等綜合管理服務(wù)。龐雜的服務(wù)內(nèi)容使得物業(yè)公司的證據(jù)保留是一件相當(dāng)繁瑣的工作。

《zui高人民法院關(guān)于民事訴訟證據(jù)的若干規(guī)定》的要求，“原告向人民法院起訴或者被告提出反訴應(yīng)當(dāng)附有符合起訴條件的相應(yīng)的證據(jù)材料。當(dāng)事人對自己提出的訴訟請求所依據(jù)的事實或者反駁對方訴訟請求所依據(jù)的事實有責(zé)任提供證據(jù)加以證明。沒有證據(jù)或者證據(jù)不足以證明當(dāng)事人的事實主張的由負(fù)有舉證責(zé)任的當(dāng)事人承擔(dān)不利后果。”

所以，證據(jù)提交規(guī)則一般是誰主張，誰舉證。當(dāng)然，個別案件實施舉證可能會責(zé)任倒置，講到物業(yè)服務(wù)合同糾紛，則往往由物業(yè)公司承擔(dān)舉證責(zé)任。司法實踐中，物業(yè)公司在訴訟中并不能單純依靠（前期）物業(yè)服務(wù)合同訴訟，除去現(xiàn)場證據(jù)、各項管理記錄外，法院還會將物業(yè)公司在該院相關(guān)案件審理案件情況及當(dāng)時實地走訪情況作為裁判依據(jù)之一。

證據(jù)，是日常工作中留下的點點憑證，日常工作中應(yīng)當(dāng)有留存證據(jù)歸檔的意識。有同行詢問物業(yè)相關(guān)案件一般需要提供哪些證據(jù)，可能是想針對性的注意檔案保持，但是很抱歉，物業(yè)服務(wù)合同糾紛引發(fā)的案件在證據(jù)準(zhǔn)備時，需要因案制宜，不存在模板套用，不過以下這八大類檔案，肯定是不可或缺的。

1、每季度出具物業(yè)服務(wù)報告，在小區(qū)內(nèi)公示，有業(yè)委會項目可在業(yè)委會備案。

2、公告張貼時，建立公告臺賬。包括如禁止違章搭建、禁止占用公共區(qū)域、施工公告、消殺、清洗外墻公告、禁止高空拋物等，也在留存范圍內(nèi)。

3、電梯維修、外墻清洗、消殺、綠化、管道疏通等工作中應(yīng)當(dāng)建立工作記錄臺賬，適當(dāng)?shù)膶⒐ぷ髑闆r及結(jié)果在小區(qū)內(nèi)進行公示。

4、日常維修、投訴等及時處理并書面與業(yè)主確定處理結(jié)果。

5、日常涉及業(yè)主簽字事宜，必須由業(yè)主本人簽字，非本人簽字應(yīng)當(dāng)由代簽人注明與業(yè)主的關(guān)系。

6、公司文本文件涉及業(yè)主簽字，不得進行修改、涂畫、增加、備注。

7、不定期進行物業(yè)服務(wù)問卷調(diào)查，針對業(yè)主疑問事宜，及時跟進解決并由業(yè)主確認(rèn)跟進結(jié)果。

8、物業(yè)服務(wù)過程中各種工作記錄應(yīng)當(dāng)留存2年以上。